Codice Etico - marimo

CODICE ETICO

CAPO I – PRINCIPI GENERALI

1 Obiettivo e funzione del codice etico

MARIMO S.r.l. (di seguito anche la “Società”), è un’agenzia pubblicitaria indipendente specializzata in advertising, branding e design per la comunicazione con l’obiettivo primario di far crescere e sviluppare il potenziale dei “brand” di cui si occupa, fornendo adeguata e competente consulenza strategica e supporto creativo.

In particolare, la Società fornisce servizi di strategia, branding, packaging design, pubblicità, ideazione eventi, digital activation e social media.

La Società, avendo l’obiettivo di esplicitare le responsabilità e gli impegni etici che presiedono l’esercizio delle proprie attività, ha adottato il presente Codice Etico (in seguito, anche il “Codice”) che esprime principi, valori e regole comportamentali condivise, in cui la Società si rispecchia, nonché gli impegni e le responsabilità etiche ai quali si conforma nell’esercizio dell’impresa e che regolano il comportamento di chiunque in essa e per essa operi.

Il Codice costituisce pertanto un insieme di principi etici, doveri morali e comportamentali, rispetto ai quali dovrà essere improntato l’agire di tutti coloro che (socio, amministratore, dipendente, collaboratore, fornitore, ecc.), ognuno per quanto di propria competenza e, nell’ambito del proprio ruolo, contribuiscono al perseguimento degli obiettivi della Società ed introduce un complesso di regole comportamentali il cui rispetto costituisce condizione imprescindibile per il conseguimento della mission aziendale.

2. Valore contrattuale e ambito di applicazione

2.1. Ambito di applicazione e destinatari

Le regole del Codice si applicano a tutti coloro che operano, in qualsiasi forma o modalità, nell’interesse della Società: amministratori, dipendenti, collaboratori, consulenti, clienti, nonché tutti i soggetti esterni che intrattengono rapporti con la Società, anche in modo occasionale e non continuativo, per l’esecuzione di prestazioni, forniture, servizi o consulenze, indipendentemente dalla natura del contratto o rapporto che li lega (di seguito, i “Destinatari”).

2.2. Efficacia e valore precettivo del Codice

La Società riconosce al presente Codice un ruolo centrale per l’adozione di comportamenti etici e responsabili e ritiene che possa garantire che ogni attività svolta a nome o nell’interesse della Società rispetti le normative vigenti, i valori aziendali e le procedure interne.

Il presente Codice Etico, pertanto, assume valore precettivo e vincola tutti i Destinatari fin dal momento in cui inizia il rapporto di lavoro o di collaborazione o, comunque, contrattuale con la Società. La conoscenza e l’osservanza delle sue disposizioni, pertanto, costituiscono per la Società condizione essenziale per l’instaurazione e il corretto svolgimento di ogni rapporto di lavoro, di collaborazione o contrattuale.

Eventuali violazioni delle disposizioni contenute nel presente Codice sono considerate tali da compromettere il rapporto di fiducia con la Società e potranno comportare, a seconda della tipologia del destinatario, l’adozione di sanzioni disciplinari o provvedimenti contrattuali, indipendentemente dall’eventuale rilevanza e/o perseguimento penale delle condotte.

2.3 Diffusione e accessibilità

La Società si impegna ad assicurare la massima trasparenza nella diffusione del Codice, affinché ciascun Destinatario sia pienamente consapevole dei propri obblighi e della responsabilità condivisa nell’applicazione dello stesso e dei suoi principi.

La Società si impegna a fornire a tutti i Destinatari una copia del presente Codice e garantisce che la versione aggiornata sia sempre disponibile, sia in formato elettronico sia su supporto cartaceo presso la sede, per consentirne la consultazione in ogni momento.

2.4 Effetti sul rapporto contrattuale e sanzioni

Il presente Codice ha valore contrattuale e le regole in esso contenute integrano gli obblighi di comportamento che i Destinatari devono rispettare nello svolgimento delle attività loro affidate, anche ai sensi degli artt. 1175, 1375, 2104 e 2105 c.c., o in coerenza con il rapporto fiduciario e di correttezza che caratterizza ciascun mandato e relazione contrattuale.

La violazione delle disposizioni del Codice comporta l’applicazione delle sanzioni previste dal sistema disciplinare aziendale nei confronti di amministratori e dipendenti. Per gli altri Destinatari, i relativi contratti prevedono specifiche clausole che, nei casi più gravi, attribuiscono alla Società la facoltà di risolvere il rapporto per inadempimento ai sensi dell’art. 1456 c.c.

Capo II – PRINCIPI ETICI

La Società opera perseguendo i propri obiettivi imprenditoriali nel pieno rispetto delle normative vigenti e dei principi etici aziendali. L’osservanza delle leggi, delle procedure interne e del presente Codice è fondamentale per garantire il corretto funzionamento dell’organizzazione, preservare la reputazione aziendale e rafforzare la fiducia di clienti e del mercato in generale.

Tutti i Destinatari sono tenuti ad utilizzare il Codice quale riferimento per orientare le proprie decisioni e azioni, di modo che queste siano in linea con i principi di integrità, correttezza e trasparenza.

I principi di seguito esplicitati costituiscono, quindi, guida per tutti i Destinatari, al fine di assicurare condotte coerenti e responsabili in ogni attività professionale, interna ed esterna.

1. Lealtà, correttezza, buona fede e rispetto della legalità

La Società svolge la propria attività operando sempre nel pieno rispetto delle normative e dei regolamenti vigenti, integrando tali obblighi con i principi sanciti dal Codice e attenendosi ai provvedimenti delle Autorità competenti. In tutte le attività aziendali, la Società promuove una cultura basata sull’integrità, la correttezza e la responsabilità.

In coerenza con questi principi, la Società si impegna a garantire il pieno rispetto delle leggi applicabili, dei diritti e delle libertà fondamentali.

Analogamente, tutti i Destinatari sono tenuti ad agire con lealtà, correttezza e buona fede, nel rispetto della legge e dei principi etici della Società. In nessun caso l’interesse aziendale può giustificare comportamenti disonesti o contrari alla legge. La Società non tollera illegalità né connivenza, diretta o indiretta, con attività criminali.

2. Dignità e rispetto

La Società promuove un ambiente di lavoro equo, inclusivo e rispettoso, condannando ogni forma di discriminazione, molestia o abuso, e valorizzando le differenze come risorsa fondamentale per la crescita personale e collettiva.

Marimo è quindi impegnata nel garantire pari opportunità e pari dignità professionale, favorendo un contesto in cui ciascuno possa esprimere il proprio potenziale senza barriere o disparità, soprattutto in materia di uguaglianza di genere.

L’obiettivo di Marimo è prevenire, rimuovere e porre rimedio a qualsiasi condotta violenta o lesiva, sia essa fisica, verbale o digitale, così come qualunque discriminazione basata sull’età, sul sesso, sull’identità di genere, sull’origine, sulla religione, sulla disabilità, sull’orientamento sessuale, sullo stato civile o su qualsiasi altra caratteristica personale.

I Destinatari sono tenuti ad adottare comportamenti coerenti con tali principi, contribuendo attivamente alla creazione di un ambiente rispettoso, inclusivo e privo di qualsiasi forma di discriminazione o prevaricazione.

3. Qualità dei servizi

La Società cura con attenzione la qualità dei propri prodotti e la soddisfazione della propria clientela, puntando all’eccellenza nella ideazione, realizzazione e gestione dei servizi offerti.

L’obiettivo è garantire che ogni progetto rifletta non solo competenza e affidabilità, ma anche coerenza con i valori aziendali, responsabilità etica e rispetto per le persone e l’ambiente, consolidando così la fiducia dei clienti e la reputazione della Società.

4. Rapporti con la Pubblica Amministrazione

I rapporti con pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio o enti pubblici devono essere gestiti con la massima trasparenza e correttezza, nel pieno rispetto della legge e dei valori che guidano l’azione della Società. Ogni interazione deve riflettere serietà, responsabilità e attenzione alla tutela della reputazione aziendale.

Per questo motivo, non è ammesso offrire, promettere o accettare compensi, omaggi o vantaggi di qualsiasi tipo con l’obiettivo di influenzare decisioni o ottenere agevolazioni indebite. La Società mantiene una linea di condotta rigorosa, nella convinzione che l’integrità sia un elemento imprescindibile di ogni rapporto con la Pubblica Amministrazione.

5. Relazioni esterne

Tutte le relazioni con clienti, collaboratori, consulenti e, più in generale, con chiunque intrattenga rapporti — anche occasionali o non continuativi — con la Società devono essere guidate da professionalità, trasparenza e correttezza.

In ragione di ciò:

la selezione dei soggetti che operano nell’interesse della Società (consulenti, collaboratori, ecc.) viene condotta sulla base di criteri oggettivi, privilegiando competenza, affidabilità e coerenza con i valori e gli standard etici della Società;
i rapporti contrattuali devono svolgersi nel pieno rispetto di principi di correttezza professionale e della tutela delle informazioni, garantendo un utilizzo attento, responsabile e veritiero di tutte le informazioni, materiali e contenuti scambiati con clienti e soggetti esterni;
i compensi e le condizioni contrattuali devono essere definiti in modo chiaro, proporzionato e comprensibile, in coerenza con il principio di effettività della prestazione e assicurando la massima trasparenza in ogni fase della trattativa;
l’elaborazione dei progetti e la gestione dei servizi deve tenere conto dell’impatto culturale, reputazionale e ambientale delle attività svolte, privilegiando scelte responsabili e coerenti con i valori della Società.

6. Riservatezza e Tutela dei Dati

La Società si impegna a garantire la massima tutela dei dati personali, assicurando che ogni trattamento avvenga nel pieno rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza.

La Società fornisce ai Destinatari un’informativa completa e aggiornata sul trattamento dei dati e richiede il consenso, ove necessario.

I dati vengono comunque raccolti e utilizzati esclusivamente per finalità legittime, specifiche e chiaramente definite, e limitatamente alle informazioni strettamente necessarie al loro raggiungimento.

Per proteggere l’integrità e la riservatezza delle informazioni, la Società adotta misure tecniche e organizzative adeguate, progettate per prevenire accessi non autorizzati, perdite, distruzioni o divulgazioni indebite dei dati personali.

CAPO III – PRINCIPI E NORME DI CONDOTTA

1. Tutela del patrimonio

Beni, risorse e strumenti, siano essi materiali o immateriali, anche laddove temporaneamente assegnati ai Destinatari, devono essere gestiti con responsabilità ed utilizzati esclusivamente per finalità professionali, nel rispetto della normativa vigente, delle procedure interne e dei principi etici del presente Codice.

2. Politica del personale dipendente

La Società considera il proprio personale dipendente un elemento strategico per il successo di Marimo e adotta una politica volta a favorire lo sviluppo delle capacità e delle competenze professionali di ciascun dipendente, affinché le potenzialità individuali contribuiscano pienamente al raggiungimento degli obiettivi comuni.

Le selezioni e le assunzioni del personale dipendente avvengono secondo criteri di merito e competenza, nel pieno rispetto dei principi di pari opportunità ed eguaglianza, in conformità alla normativa vigente, allo Statuto dei Lavoratori e al contratto collettivo nazionale applicabile.

Marimo assicura inoltre condizioni retributive trasparenti e coerenti con i livelli previsti dalla contrattazione collettiva di settore, impegnandosi, in ogni caso, a garantire trattamenti economici equi e non discriminatori.

3. Proprietà intellettuale

I dipendenti e i collaboratori che a qualsiasi titolo si occupano di sviluppare materiali creativi per conto della Società operano nel rispetto della normativa in vigore in materia di proprietà intellettuale e del presente Codice e tutto quanto dagli stessi realizzato è di titolarità esclusiva della Società medesima, che è l’unica legittimata a disporne.

La Società garantisce una corretta e trasparente ricostruzione della catena dei diritti e si adopera per assicurare una protezione adeguata alle proprie creazioni (di diritto d’autore e industriale) al fine di scongiurare eventuali violazioni di proprietà intellettuale.

Il nome, il logo e il marchio della Società non possono essere utilizzati dai Destinatari senza il consenso della Società medesima o comunque in modo tale da arrecare danno alla Società medesima.

È vietato divulgare notizie relative a idee, progetti, format, metodologie di lavoro, strategie di marketing, gestione dei clienti o qualunque altra notizia relativa a know-how, metodi di gestione o processi aziendali, nonché utilizzarle in modo tale da arrecare pregiudizio alla Società, ai clienti o a terzi.

4. Comunicazioni, informazioni e rapporti con i media

4.1 Comunicazioni aziendali

Ogni comunicazione interna o esterna deve essere chiara, veritiera, completa e trasparente.
I Destinatari devono:

fornire informazioni accurate e aggiornate;
utilizzare un linguaggio appropriato e rispettoso, coerente con i valori e l’immagine della Società;
evitare la divulgazione di contenuti incompleti o ambigui, favorendo trasparenza e correttezza in ogni messaggio;
coordinarsi con le funzioni aziendali prima di divulgare dichiarazioni ufficiali o materiali promozionali.

4.2 Informazioni riservate e privilegiate

L’accesso ad informazioni riservate o privilegiate è regolato da disposizioni contrattuali. I Destinatari non devono utilizzare tali informazioni per vantaggi personali o di terzi e devono rispettare la riservatezza anche dopo la cessazione del rapporto con la Società.

4.3 Rapporti con i media

Le relazioni con la stampa, i social media, le piattaforme digitali, nonché con qualsiasi altro mezzo di informazione devono essere gestite esclusivamente dai soggetti incaricati nel rispetto della coerenza con la politica aziendale e la tutela della reputazione della Società.

È fatto divieto ai Destinatari di pubblicare contenuti a nome della Società senza preventiva autorizzazione delle stesse e si richiede che l’uso dei social media personali avvenga comunque in maniera coerente e rispettosa dei principi etici e della riservatezza aziendale.

5. Tutela dell’igiene e della sicurezza sul lavoro

La Società garantisce condizioni di lavoro dignitose e ambienti sicuri e salubri, nel rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza sul lavoro.

Il sistema di prevenzione e sicurezza prevede norme comportamentali adeguate rivolte a dipendenti e a chiunque, anche temporaneamente, si trovi sotto la diretta responsabilità di Marimo, finalizzate a prevenire infortuni e malattie professionali.

La Società e i Destinatari collaborano attivamente per assicurare l’applicazione e il costante miglioramento degli standard di sicurezza. Tutti i Destinatari devono essere informati e aggiornati sulle norme e sulle certificazioni in materia di sicurezza e igiene e, in caso di dubbi, devono contattare le funzioni aziendali preposte o consultare la documentazione resa disponibile dalla Società.

6. Tutela ambientale

La Società promuove la sensibilizzazione ed il rispetto delle tematiche ambientali, gestendo le proprie attività in modo eco-compatibile e conformemente alla normativa nazionale e comunitaria vigente.

7. Intelligenza artificiale

La Società si impegna ad utilizzare l’Intelligenza Artificiale nel rispetto delle leggi e dei regolamenti in vigore e in conformità con quanto specificamente previsto nel Codice Etico di AI di cui
all’Allegato 1.

8. Politiche di retribuzione e benefici equi

La Società si impegna a rispettare politiche di retribuzione e benefici equi per tutti i dipendenti, senza discriminazioni.

Allegato 1

Codice etico relativo all’impiego di sistemi di intelligenza artificiale

Premessa

Come previsto nel Regolamento (UE) 2024/1689 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 13 giugno 2024 che stabilisce regole armonizzate sull’intelligenza artificiale, in considerazione dell’impatto significativo che l’intelligenza artificiale può avere sulle persone, è essenziale che la stessa e il suo quadro normativo siano sviluppati conformemente ai valori sanciti dall’art. 2 del Trattato sull’Unione Europea, ovvero nel rispetto della dignità umana, della libertà, della democrazia, dell’uguaglianza, dello Stato di diritto e nel rispetto dei diritti umani, compresi i diritti delle persone appartenenti a minoranze. In tal senso, le questioni etiche riguardanti i sistemi di intelligenza artificiale devono essere rilevanti in tutto il ciclo di vita degli stessi: dalla ricerca, alla progettazione, allo sviluppo, all’utilizzazione.

Definizioni

Ai fini del presente documento, i termini di seguito indicati assumono il significato riportato in relazione a ciascuno di essi:

AI – È l’Intelligenza Artificiale ovvero la tecnologia che permette alle macchine di simulare capacità umane come l’apprendimento, il ragionamento, la risoluzione dei problemi, la pianificazione e la creatività, analizzando dati per compiere azioni o prendere decisioni in modo autonomo, adattandosi agli input ricevuti.

AI Act – È il Regolamento (UE) 2024/1689 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 13 giugno 2024 che stabilisce regole armonizzate sull’AI allo scopo di costruire un quadro giuridico uniforme per quanto riguarda lo sviluppo, l’immissione sul mercato, la messa in servizio e l’uso di Sistemi di AI, per promuovere la diffusione di un’intelligenza artificiale antropocentrica e affidabile, che garantisca un livello elevato di protezione della salute, della sicurezza e dei diritti fondamentali sanciti dalla Carta dei Diritti Fondamentali dell’Unione Europea, nonché per promuovere l’innovazione.

Codice Etico di AI – È il presente Codice etico che definisce i requisiti etici da rispettare nell’impiego di AI da parte della Società.

Società – È il soggetto che adotta il presente Codice Etico di AI, così come definito in epigrafe del Codice.

Codice – È il Codice etico generale adottato dalla Società di cui il presente Codice Etico di AI costituisce parte integrante e sostanziale e a cui rinvia per tutto quanto qui non espressamente disposto.

Sistemi di AI – Sono sistemi automatizzati progettati per funzionare con livelli di autonomia variabili e che possono presentare adattabilità dopo la diffusione e che, per obiettivi espliciti o impliciti, deducono dall’input che ricevono come generare output quali previsioni, contenuti, raccomandazioni o decisioni che possono influenzare ambienti fisici o virtuali.

Oggetto e ambito di applicazione

Il presente Codice Etico di AI reca i principi etici in materia di AI che governano l’azione della Società nonché di tutti i soggetti che operano presso la Società e/o in nome e conto della stessa.

I principi e i contenuti del Codice Etico di AI si rivolgono a tutti i soggetti indicati all’art. 2.1. del Codice.

Valori e principi etici condivisi

Le previsioni del presente Codice Etico di AI si fondano su valori etici condivisi a livello sovranazionale, quali il rispetto dei diritti umani, la protezione delle libertà fondamentali, l’attenzione all’ambiente, la tutela della diversità.

Ferma restando l’osservanza degli obblighi stabiliti dall’AI Act, l’impiego di Sistemi di IA da parte della Società avviene nel rispetto dei principi di intervento e sorveglianza umani, trasparenza, sicurezza, riservatezza e governance dei dati, non discriminazione ed equità, benessere sociale ed ambientale, responsabilità.

4.1. Intervento e sorveglianza umani

La Società utilizza i Sistemi di AI come strumenti al servizio delle persone, nel rispetto della dignità umana e dell’autonomia personale e fa in modo che possano essere adeguatamente controllati e sorvegliati dagli esseri umani.

4.2. Trasparenza

In conformità con quanto stabilito all’art. 2.3 del Codice, la Società rende conoscibili ai propri dipendenti e collaboratori l’elenco delle soluzioni di intelligenza artificiale nella disponibilità della Società medesima, dando atto delle modalità e degli ambiti di impiego, nonché delle funzionalità connesse.

4.3. Sicurezza

La Società adotta buone pratiche interne, quali l’inventario dei sistemi di AI utilizzati, la supervisione umana degli output, l’alfabetizzazione, per la prevenzione dei danni conseguenti all’uso di Sistemi di AI, al fine di identificare situazioni critiche e potenziali scenari di rischio.

4.4. Riservatezza e governance dei dati

Fermo restando quanto stabilito all’art. 6. del Codice, nell’ambito dell’uso di Sistemi di AI, la Società garantisce il rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati nonché degli orientamenti nazionali e internazionali adottati in materia. In particolare, la Società garantisce la comprensibilità, conoscibilità e rilevanza delle informazioni fornite ai soggetti interessati in relazione alle modalità di funzionamento dei Sistemi di AI utilizzati nonché un accesso legittimo ai dati stessi.

4.5. Non discriminazione ed equità

La Società valuta e previene l’impatto negativo dei Sistemi di AI sulla parità di genere e sulle persone vulnerabili e sui gruppi di persone vulnerabili, attraverso un’attenta verifica degli output tale da evitare qualsiasi discriminazione.

4.6. Benessere sociale ed ambientale

La Società predilige l’utilizzo di Sistemi di AI che possano migliorare le condizioni di lavoro, tutelare accrescere la qualità delle prestazioni lavorative e la produttività delle persone, ottimizzando i processi produttivi, anche al fine di ridurre l’impatto sulla sostenibilità ambientale..

4.7. Responsabilità

La Società garantisce che ogni decisione critica assunta tramite Sistemi di AI sia previamente sottoposta all’apprezzamento finale degli esseri umani per garantirne l’accuratezza e l’equità.

Rapporti con il personale e formazione

La Società promuove l’alfabetizzazione in materia di intelligenza artificiale, in particolare quella delle persone che si occupano dello sviluppo, del funzionamento e dell’uso dell’AI.

Il personale e i collaboratori della Società sono tenuti a comprendere l’uso corretto dei Sistemi di AI messi a disposizione dalla Società e sottopongono a continui processi di verifica gli output dell’intelligenza artificiale generativa, evitando di recepirli acriticamente nell’ambito della propria attività lavorativa.