Codice Etico.

CAPO I – PRINCIPI GENERALI

1 Obiettivo e funzione del codice etico

MARIMO S.r.l. (di seguito anche la “Società”), è un’agenzia pubblicitaria indipendente specializzata in advertising, branding e design per la comunicazione con l’obiettivo primario di far crescere e sviluppare il potenziale dei “brand” di cui si occupa, fornendo adeguata e competente consulenza strategica e supporto creativo.

In particolare, la Società fornisce servizi di strategia, branding, packaging design, pubblicità, ideazione eventi, digital activation e social media.

La Società, avendo l’obiettivo di esplicitare le responsabilità e gli impegni etici che presiedono l’esercizio delle proprie attività, ha adottato il presente Codice Etico (in seguito, anche il “Codice”) che esprime principi, valori e regole comportamentali condivise, in cui la Società si rispecchia, nonché gli impegni e le responsabilità etiche ai quali si conforma nell’esercizio dell’impresa e che regolano il comportamento di chiunque in essa e per essa operi. 

Il Codice costituisce pertanto un insieme di principi etici, doveri morali e comportamentali, rispetto ai quali dovrà essere improntato l’agire di tutti coloro che (socio, amministratore, dipendente, collaboratore, fornitore, ecc.), ognuno per quanto di propria competenza e, nell’ambito del proprio ruolo, contribuiscono al perseguimento degli obiettivi della Società ed introduce un complesso di regole comportamentali il cui rispetto costituisce condizione imprescindibile per il conseguimento della mission aziendale. 

2.  Valore contrattuale e ambito di applicazione

2.1. Ambito di applicazione e destinatari

Le regole del Codice si applicano a tutti coloro che operano, in qualsiasi forma o modalità, nell’interesse della Società: amministratori, dipendenti, collaboratori, consulenti, clienti, nonché tutti i soggetti esterni che intrattengono rapporti con la Società, anche in modo occasionale e non continuativo, per l’esecuzione di prestazioni, forniture, servizi o consulenze, indipendentemente dalla natura del contratto o rapporto che li lega (di seguito, i “Destinatari”).

2.2. Efficacia e valore precettivo del Codice

La Società riconosce al presente Codice un ruolo centrale per l’adozione di comportamenti etici e responsabili e ritiene che possa garantire che ogni attività svolta a nome o nell’interesse della Società rispetti le normative vigenti, i valori aziendali e le procedure interne.

Il presente Codice Etico, pertanto, assume valore precettivo e vincola tutti i Destinatari fin dal momento in cui inizia il rapporto di lavoro o di collaborazione o, comunque, contrattuale con la Società. La conoscenza e l’osservanza delle sue disposizioni, pertanto, costituiscono per la Società condizione essenziale per l’instaurazione e il corretto svolgimento di ogni rapporto di lavoro, di collaborazione o contrattuale.

Eventuali violazioni delle disposizioni contenute nel presente Codice sono considerate tali da compromettere il rapporto di fiducia con la Società e potranno comportare, a seconda della tipologia del destinatario, l’adozione di sanzioni disciplinari o provvedimenti contrattuali, indipendentemente dall’eventuale rilevanza e/o perseguimento penale delle condotte. 

2.3 Diffusione e accessibilità

La Società si impegna ad assicurare la massima trasparenza nella diffusione del Codice, affinché ciascun Destinatario sia pienamente consapevole dei propri obblighi e della responsabilità condivisa nell’applicazione dello stesso e dei suoi principi.

La Società si impegna a fornire a tutti i Destinatari una copia del presente Codice e garantisce che la versione aggiornata sia sempre disponibile, sia in formato elettronico sia su supporto cartaceo presso la sede, per consentirne la consultazione in ogni momento.

2.4 Effetti sul rapporto contrattuale e sanzioni

Il presente Codice ha valore contrattuale e le regole in esso contenute integrano gli obblighi di comportamento che i Destinatari devono rispettare nello svolgimento delle attività loro affidate, anche ai sensi degli artt. 1175, 1375, 2104 e 2105 c.c., o in coerenza con il rapporto fiduciario e di correttezza che caratterizza ciascun mandato e relazione contrattuale.

La violazione delle disposizioni del Codice comporta l’applicazione delle sanzioni previste dal sistema disciplinare aziendale nei confronti di amministratori e dipendenti. Per gli altri Destinatari, i relativi contratti prevedono specifiche clausole che, nei casi più gravi, attribuiscono alla Società la facoltà di risolvere il rapporto per inadempimento ai sensi dell’art. 1456 c.c.

Capo II – PRINCIPI ETICI

La Società opera perseguendo i propri obiettivi imprenditoriali nel pieno rispetto delle normative vigenti e dei principi etici aziendali. L’osservanza delle leggi, delle procedure interne e del presente Codice è fondamentale per garantire il corretto funzionamento dell’organizzazione, preservare la reputazione aziendale e rafforzare la fiducia di clienti e del mercato in generale.

Tutti i Destinatari sono tenuti ad utilizzare il Codice quale riferimento per orientare le proprie decisioni e azioni, di modo che queste siano in linea con i principi di integrità, correttezza e trasparenza.

I principi di seguito esplicitati costituiscono, quindi, guida per tutti i Destinatari, al fine di assicurare condotte coerenti e responsabili in ogni attività professionale, interna ed esterna.

1. Lealtà, correttezza, buona fede e rispetto della legalità

La Società svolge la propria attività operando sempre nel pieno rispetto delle normative e dei regolamenti vigenti, integrando tali obblighi con i principi sanciti dal Codice e attenendosi ai provvedimenti delle Autorità competenti. In tutte le attività aziendali, la Società promuove una cultura basata sull’integrità, la correttezza e la responsabilità.

In coerenza con questi principi, la Società si impegna a garantire il pieno rispetto delle leggi applicabili, dei diritti e delle libertà fondamentali. 

Analogamente, tutti i Destinatari sono tenuti ad agire con lealtà, correttezza e buona fede, nel rispetto della legge e dei principi etici della Società. In nessun caso l’interesse aziendale può giustificare comportamenti disonesti o contrari alla legge. La Società non tollera illegalità né connivenza, diretta o indiretta, con attività criminali.

2. Dignità e rispetto

La Società promuove un ambiente di lavoro equo, inclusivo e rispettoso, condannando ogni forma di discriminazione, molestia o abuso, e valorizzando le differenze come risorsa fondamentale per la crescita personale e collettiva.

Marimo è quindi impegnata nel garantire pari opportunità e pari dignità professionale, favorendo un contesto in cui ciascuno possa esprimere il proprio potenziale senza barriere o disparità, soprattutto in materia di uguaglianza di genere.

L’obiettivo di Marimo è prevenire, rimuovere e porre rimedio a qualsiasi condotta violenta o lesiva, sia essa fisica, verbale o digitale, così come qualunque discriminazione basata sull’età, sul sesso, sull’identità di genere, sull’origine, sulla religione, sulla disabilità, sull’orientamento sessuale, sullo stato civile o su qualsiasi altra caratteristica personale.

I Destinatari sono tenuti ad adottare comportamenti coerenti con tali principi, contribuendo attivamente alla creazione di un ambiente rispettoso, inclusivo e privo di qualsiasi forma di discriminazione o prevaricazione.

3. Qualità dei servizi 

La Società cura con attenzione la qualità dei propri prodotti e la soddisfazione della propria clientela, puntando all’eccellenza nella ideazione, realizzazione e gestione dei servizi offerti. 

L’obiettivo è garantire che ogni progetto rifletta non solo competenza e affidabilità, ma anche coerenza con i valori aziendali, responsabilità etica e rispetto per le persone e l’ambiente, consolidando così la fiducia dei clienti e la reputazione della Società.

4. Rapporti con la Pubblica Amministrazione

I rapporti con pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio o enti pubblici devono essere gestiti con la massima trasparenza e correttezza, nel pieno rispetto della legge e dei valori che guidano l’azione della Società. Ogni interazione deve riflettere serietà, responsabilità e attenzione alla tutela della reputazione aziendale.

Per questo motivo, non è ammesso offrire, promettere o accettare compensi, omaggi o vantaggi di qualsiasi tipo con l’obiettivo di influenzare decisioni o ottenere agevolazioni indebite. La Società mantiene una linea di condotta rigorosa, nella convinzione che l’integrità sia un elemento imprescindibile di ogni rapporto con la Pubblica Amministrazione.

5. Relazioni esterne 

Tutte le relazioni con clienti, collaboratori, consulenti e, più in generale, con chiunque intrattenga rapporti — anche occasionali o non continuativi — con la Società devono essere guidate da professionalità, trasparenza e correttezza.

In ragione di ciò:

• la selezione dei soggetti che operano nell’interesse della Società (consulenti, collaboratori, ecc.) viene condotta sulla base di criteri oggettivi, privilegiando competenza, affidabilità e coerenza con i valori e gli standard etici della Società;
• i rapporti contrattuali devono svolgersi nel pieno rispetto di principi di correttezza professionale e della tutela delle informazioni, garantendo un utilizzo attento, responsabile e veritiero di tutte le informazioni, materiali e contenuti scambiati con clienti e soggetti esterni;
• i compensi e le condizioni contrattuali devono essere definiti in modo chiaro, proporzionato e comprensibile, in coerenza con il principio di effettività della prestazione e assicurando la massima trasparenza in ogni fase della trattativa;
• l’elaborazione dei progetti e la gestione dei servizi deve tenere conto dell’impatto culturale, reputazionale e ambientale delle attività svolte, privilegiando scelte responsabili e coerenti con i valori della Società.

6. Riservatezza e Tutela dei Dati

La Società si impegna a garantire la massima tutela dei dati personali, assicurando che ogni trattamento avvenga nel pieno rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza. 

La Società fornisce ai Destinatari un’informativa completa e aggiornata sul trattamento dei dati e richiede il consenso, ove necessario.

I dati vengono comunque raccolti e utilizzati esclusivamente per finalità legittime, specifiche e chiaramente definite, e limitatamente alle informazioni strettamente necessarie al loro raggiungimento.

Per proteggere l’integrità e la riservatezza delle informazioni, la Società adotta misure tecniche e organizzative adeguate, progettate per prevenire accessi non autorizzati, perdite, distruzioni o divulgazioni indebite dei dati personali.

CAPO III – PRINCIPI E NORME DI CONDOTTA

1. Tutela del patrimonio

Beni, risorse e strumenti, siano essi materiali o immateriali, anche laddove temporaneamente assegnati ai Destinatari, devono essere gestiti con responsabilità ed utilizzati esclusivamente per finalità professionali, nel rispetto della normativa vigente, delle procedure interne e dei principi etici del presente Codice.

2. Politica del personale dipendente

La Società considera il proprio personale dipendente un elemento strategico per il successo di Marimo e adotta una politica volta a favorire lo sviluppo delle capacità e delle competenze professionali di ciascun dipendente, affinché le potenzialità individuali contribuiscano pienamente al raggiungimento degli obiettivi comuni.

Le selezioni e le assunzioni del personale dipendente avvengono secondo criteri di merito e competenza, nel pieno rispetto dei principi di pari opportunità ed eguaglianza, in conformità alla normativa vigente, allo Statuto dei Lavoratori e al contratto collettivo nazionale applicabile.

Marimo assicura inoltre condizioni retributive trasparenti e coerenti con i livelli previsti dalla contrattazione collettiva di settore, impegnandosi, in ogni caso, a garantire trattamenti economici equi e non discriminatori.

3. Proprietà intellettuale 

I dipendenti e i collaboratori che a qualsiasi titolo si occupano di sviluppare materiali creativi per conto della Società operano nel rispetto della normativa in vigore in materia di proprietà intellettuale e del presente Codice e tutto quanto dagli stessi realizzato è di titolarità esclusiva della Società medesima, che è l’unica legittimata a disporne.

La Società garantisce una corretta e trasparente ricostruzione della catena dei diritti e si adopera per assicurare una protezione adeguata alle proprie creazioni (di diritto d’autore e industriale) al fine di scongiurare eventuali violazioni di proprietà intellettuale.

Il nome, il logo e il marchio della Società non possono essere utilizzati dai Destinatari senza il consenso della Società medesima o comunque in modo tale da arrecare danno alla Società medesima.

È vietato divulgare notizie relative a idee, progetti, format, metodologie di lavoro, strategie di marketing, gestione dei clienti o qualunque altra notizia relativa a know-how, metodi di gestione o processi aziendali, nonché utilizzarle in modo tale da arrecare pregiudizio alla Società, ai clienti o a terzi.

4. Comunicazioni, informazioni e rapporti con i media

4.1 Comunicazioni aziendali

Ogni comunicazione interna o esterna deve essere chiara, veritiera, completa e trasparente.
I Destinatari devono:

• fornire informazioni accurate e aggiornate;
• utilizzare un linguaggio appropriato e rispettoso, coerente con i valori e l’immagine della Società;
• evitare la divulgazione di contenuti incompleti o ambigui, favorendo trasparenza e correttezza in ogni messaggio;
• coordinarsi con le funzioni aziendali prima di divulgare dichiarazioni ufficiali o materiali promozionali.

4.2 Informazioni riservate e privilegiate

L’accesso ad informazioni riservate o privilegiate è regolato da disposizioni contrattuali. I Destinatari non devono utilizzare tali informazioni per vantaggi personali o di terzi e devono rispettare la riservatezza anche dopo la cessazione del rapporto con la Società.

4.3 Rapporti con i media

Le relazioni con la stampa, i social media, le piattaforme digitali, nonché con qualsiasi altro mezzo di informazione devono essere gestite esclusivamente dai soggetti incaricati nel rispetto della coerenza con la politica aziendale e la tutela della reputazione della Società.

È fatto divieto ai Destinatari di pubblicare contenuti a nome della Società senza preventiva autorizzazione delle stesse e si richiede che l’uso dei social media personali avvenga comunque in maniera coerente e rispettosa dei principi etici e della riservatezza aziendale.

5. Tutela dell’igiene e della sicurezza sul lavoro 

La Società garantisce condizioni di lavoro dignitose e ambienti sicuri e salubri, nel rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza sul lavoro. 

Il sistema di prevenzione e sicurezza prevede norme comportamentali adeguate rivolte a dipendenti e a chiunque, anche temporaneamente, si trovi sotto la diretta responsabilità di Marimo, finalizzate a prevenire infortuni e malattie professionali.

La Società e i Destinatari collaborano attivamente per assicurare l’applicazione e il costante miglioramento degli standard di sicurezza. Tutti i Destinatari devono essere informati e aggiornati sulle norme e sulle certificazioni in materia di sicurezza e igiene e, in caso di dubbi, devono contattare le funzioni aziendali preposte o consultare la documentazione resa disponibile dalla Società.

6. Tutela ambientale

La Società promuove la sensibilizzazione ed il rispetto delle tematiche ambientali, gestendo le proprie attività in modo eco-compatibile e conformemente alla normativa nazionale e comunitaria vigente.

7. Intelligenza artificiale 

La Società si impegna ad utilizzare l’Intelligenza Artificiale nel rispetto delle leggi e dei regolamenti in vigore e in conformità con quanto specificamente previsto nel Codice Etico di AI di cui
all’Allegato 1. 

8. Politiche di retribuzione e benefici equi 

La Società si impegna a rispettare politiche di retribuzione e benefici equi per tutti i dipendenti, senza discriminazioni. 

Allegato 1

Codice etico relativo all’impiego di sistemi di intelligenza artificiale

1. Premessa

Come previsto nel Regolamento (UE) 2024/1689 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 13 giugno 2024 che stabilisce regole armonizzate sull’intelligenza artificiale, in considerazione dell’impatto significativo che l’intelligenza artificiale può avere sulle persone, è essenziale che la stessa e il suo quadro normativo siano sviluppati conformemente ai valori sanciti dall’art. 2 del Trattato sull’Unione Europea, ovvero nel rispetto della dignità umana, della libertà, della democrazia, dell’uguaglianza, dello Stato di diritto e nel rispetto dei diritti umani, compresi i diritti delle persone appartenenti a minoranze. In tal senso, le questioni etiche riguardanti i sistemi di intelligenza artificiale devono essere rilevanti in tutto il ciclo di vita degli stessi: dalla ricerca, alla progettazione, allo sviluppo, all’utilizzazione. 

2. Definizioni

Ai fini del presente documento, i termini di seguito indicati assumono il significato riportato in relazione a ciascuno di essi:

AI – È l’Intelligenza Artificiale ovvero la tecnologia che permette alle macchine di simulare capacità umane come l’apprendimento, il ragionamento, la risoluzione dei problemi, la pianificazione e la creatività, analizzando dati per compiere azioni o prendere decisioni in modo autonomo, adattandosi agli input ricevuti.

AI Act – È il Regolamento (UE) 2024/1689 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 13 giugno 2024 che stabilisce regole armonizzate sull’AI allo scopo di costruire un quadro giuridico uniforme per quanto riguarda lo sviluppo, l’immissione sul mercato, la messa in servizio e l’uso di Sistemi di AI, per promuovere la diffusione di un’intelligenza artificiale antropocentrica e affidabile, che garantisca un livello elevato di protezione della salute, della sicurezza e dei diritti fondamentali sanciti dalla Carta dei Diritti Fondamentali dell’Unione Europea, nonché per promuovere l’innovazione.

Codice Etico di AI – È il presente Codice etico che definisce i requisiti etici da rispettare nell’impiego di AI da parte della Società.

Società – È il soggetto che adotta il presente Codice Etico di AI, così come definito in epigrafe del Codice. 

Codice – È il Codice etico generale adottato dalla Società di cui il presente Codice Etico di AI costituisce parte integrante e sostanziale e a cui rinvia per tutto quanto qui non espressamente disposto.  

Sistemi di AI – Sono sistemi automatizzati progettati per funzionare con livelli di autonomia variabili e che possono presentare adattabilità dopo la diffusione e che, per obiettivi espliciti o impliciti, deducono dall’input che ricevono come generare output quali previsioni, contenuti, raccomandazioni o decisioni che possono influenzare ambienti fisici o virtuali. 

3. Oggetto e ambito di applicazione

Il presente Codice Etico di AI reca i principi etici in materia di AI che governano l’azione della Società nonché di tutti i soggetti che operano presso la Società e/o in nome e conto della stessa. 

I principi e i contenuti del Codice Etico di AI si rivolgono a tutti i soggetti indicati all’art. 2.1. del Codice. 

4. Valori e principi etici condivisi

Le previsioni del presente Codice Etico di AI si fondano su valori etici condivisi a livello sovranazionale, quali il rispetto dei diritti umani, la protezione delle libertà fondamentali, l’attenzione all’ambiente, la tutela della diversità.

Ferma restando l’osservanza degli obblighi stabiliti dall’AI Act, l’impiego di Sistemi di IA da parte della Società avviene nel rispetto dei principi di intervento e sorveglianza umani, trasparenza, sicurezza, riservatezza e governance dei dati, non discriminazione ed equità, benessere sociale ed ambientale, responsabilità.

4.1. Intervento e sorveglianza umani

La Società utilizza i Sistemi di AI come strumenti al servizio delle persone, nel rispetto della dignità umana e dell’autonomia personale e fa in modo che possano essere adeguatamente controllati e sorvegliati dagli esseri umani. 

4.2. Trasparenza

In conformità con quanto stabilito all’art. 2.3 del Codice, la Società rende conoscibili ai propri dipendenti e collaboratori l’elenco delle soluzioni di intelligenza artificiale nella disponibilità della Società medesima, dando atto delle modalità e degli ambiti di impiego, nonché delle funzionalità connesse.

4.3. Sicurezza

La Società adotta buone pratiche interne, quali l’inventario dei sistemi di AI utilizzati, la supervisione umana degli output, l’alfabetizzazione, per la prevenzione dei danni conseguenti all’uso di Sistemi di AI, al fine di identificare situazioni critiche e potenziali scenari di rischio.

4.4. Riservatezza e governance dei dati

Fermo restando quanto stabilito all’art. 6. del Codice, nell’ambito dell’uso di Sistemi di AI, la Società garantisce il rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati nonché degli orientamenti nazionali e internazionali adottati in materia. In particolare, la Società garantisce la comprensibilità, conoscibilità e rilevanza delle informazioni fornite ai soggetti interessati in relazione alle modalità di funzionamento dei Sistemi di AI utilizzati nonché un accesso legittimo ai dati stessi.  

4.5. Non discriminazione ed equità

La Società valuta e previene l’impatto negativo dei Sistemi di AI sulla parità di genere e sulle persone vulnerabili e sui gruppi di persone vulnerabili, attraverso un’attenta verifica degli output tale da evitare qualsiasi discriminazione.

4.6. Benessere sociale ed ambientale 

La Società predilige l’utilizzo di Sistemi di AI che possano migliorare le condizioni di lavoro, tutelare accrescere la qualità delle prestazioni lavorative e la produttività delle persone, ottimizzando i processi produttivi, anche al fine di ridurre l’impatto sulla sostenibilità ambientale..

4.7. Responsabilità

La Società garantisce che ogni decisione critica assunta tramite Sistemi di AI sia previamente sottoposta all’apprezzamento finale degli esseri umani per garantirne l’accuratezza e l’equità.

5. Rapporti con il personale e formazione

La Società promuove l’alfabetizzazione in materia di intelligenza artificiale, in particolare quella delle persone che si occupano dello sviluppo, del funzionamento e dell’uso dell’AI.

Il personale e i collaboratori della Società sono tenuti a comprendere l’uso corretto dei Sistemi di AI messi a disposizione dalla Società e sottopongono a continui processi di verifica gli output dell’intelligenza artificiale generativa, evitando di recepirli acriticamente nell’ambito della propria attività lavorativa. 

CODE OF ETHICS

CHAPTER I – GENERAL PRINCIPLES

1.    Objective and function of the Code of Ethics

MARIMO S.r.l. (hereinafter also the “Company”), is an independent advertising agency specializing in advertising, branding, and communication design, with the primary objective of growing and developing the potential of the brands it manages by providing adequate and competent strategic consultancy and creative support.

Specifically, the Company provides services in strategy, branding, packaging design, advertising, event ideation, digital activation, and social media.

With the aim of clarifying the ethical responsibilities and commitments underlying the exercise of its activities, the Company has adopted this Code of Ethics (hereinafter, also the “Code”), which expresses shared principles, values, and behavioral rules of which the Company reflects, as well as the ethical commitments and responsibilities it adheres to in the conduct of its business and which govern the behavior of anyone operating within or on its behalf.

The Code, therefore, constitutes a set of ethical principles, moral duties, and behavioral standards by which the actions of all those (shareholders, directors, employees, collaborators, suppliers, etc.) who, each within their competence and role, contribute to the pursuit of the Company’s objectives must be inspired. It introduces a set of behavioral rules, the compliance of which, is an essential condition for achieving the corporate mission.

2.  Contractual value and scope of application

2.1. Scope of application and recipients

The rules of the Code apply to all those who operate, in any form or manner, in the interest of the Company: directors, employees, collaborators, consultants, clients, as well as all external parties who maintain relationships with the Company, even occasionally and non-continuously, for the execution of performances, supplies, services, or consultancies, regardless of the nature of the contract or relationship that binds them (hereinafter, the “Recipients”).

2.2 Effectiveness and prescriptive value of the Code

The Company recognizes a central role for this Code in the adoption of ethical and responsible behavior and believes it ensures that every activity carried out in the name or interest of the Company respects current regulations, corporate values, and internal procedures.

Therefore, this Code of Ethics assumes prescriptive value and binds all Recipients from the moment the employment, collaboration, or contractual relationship with the Company begins. Knowledge and observance of its provisions constitute an essential condition for the Company for the establishment and correct performance of any employment, collaboration, or contractual relationship.

Any violations of the provisions contained in this Code are considered such as to compromise the relationship of trust with the Company and may result, depending on the type of recipient, in the adoption of disciplinary sanctions or contractual measures, regardless of any criminal relevance and/or prosecution of the conduct.

2.3 Dissemination and accessibility

The Company is committed to ensuring maximum transparency in the dissemination of the Code, so that each Recipient is fully aware of his/her/their obligations and shared responsibility in the application thereof and its principles.

The Company undertakes to provide all Recipients with a copy of this Code and guarantees that the updated version is always available, both in electronic format and in hard copy at the headquarters, to allow consultation at any time.

2.4 Effects on the contractual relationship and sanctions

This Code has contractual value, and the rules contained therein integrate the behavioral obligations that Recipients must respect in the performance of the activities assigned to them, also pursuant to Articles 1175, 1375, 2104, and 2105 of the Italian Civil Code, or in consistency with the fiduciary relationship and fairness that characterizes each mandate and contractual relationship.

Violation of the provisions of the Code entails the application of the sanctions provided for by the corporate disciplinary system against directors and employees. For other Recipients, the relative contracts provide for specific clauses which, in the most serious cases, grant the Company the right to terminate the relationship for breach of contract pursuant to Art. 1456 of the Italian Civil Code.

CHAPTER II – ETHICAL PRINCIPLES

The Company operates by pursuing its business objectives in full compliance with current regulations and corporate ethical principles. Observance of laws, internal procedures, and this Code is fundamental to ensuring the correct functioning of the organization, preserving corporate reputation, and strengthening the trust of customers and the market in general.

All Recipients are required to use the Code as a reference to guide their decisions and actions, so that they are in line with the principles of integrity, fairness, and transparency.

The principles set out below, therefore, constitute a guide for all Recipients, in order to ensure consistent and responsible conduct in every professional activity, both internal and external.

1.   Loyalty, fairness, good faith, and respect for legality

The Company carries out its activity by always operating in full compliance with current laws and regulations, integrating such obligations with the principles enshrined in the Code and adhering to the measures of the competent Authorities. In all corporate activities, the Company promotes a culture based on integrity, fairness, and responsibility.

Consistent with these principles, the Company is committed to ensuring full respect for applicable laws, fundamental rights, and freedoms.

Similarly, all Recipients are required to act with loyalty, fairness, and good faith, respecting the law and the Company’s ethical principles. In no case can the corporate interest justify dishonest or illegal behavior. The Company does not tolerate illegality or connivance, direct or indirect, with criminal activities.

2.    Dignity and respect

The Company promotes a fair, inclusive, and respectful work environment, condemning all forms of discrimination, harassment, or abuse, and valuing differences as a fundamental resource for personal and collective growth.

Marimo is therefore committed to ensuring equal opportunities and equal professional dignity, fostering a context in which everyone can express their potential without barriers or disparities, especially regarding gender equality.

Marimo’s goal is to prevent, remove, and remedy any violent or harmful conduct, whether physical, verbal, or digital, as well as any discrimination based on age, sex, gender identity, origin, religion, disability, sexual orientation, marital status, or any other personal characteristic.

Recipients are required to adopt behaviors consistent with these principles, actively contributing to the creation of a respectful, inclusive environment free from any form of discrimination or abusive behaviorprevarication.

3.    Quality of services

The Company pays close attention to the quality of its products and customer satisfaction, aiming for excellence in the ideation, implementation, and management of the services offered.

The goal is to ensure that every project reflects not only competence and reliability but also consistency with corporate values, ethical responsibility, and respect for the people and the environment, thereby consolidating customer trust and the Company’s reputation.

4. Relations with Public Administration

Relations with public officials, persons in charge of a public service, or public entities must be managed with the utmost transparency and fairness, in full compliance with the law and the values guiding the Company’s actions. Every interaction must reflect seriousness, responsibility, and attention to the protection of the corporate reputation.

For this reason, it is not permitted to offer, promise, or accept compensation, gifts, or advantages of any kind with the aim of influencing decisions or obtaining undue favors. The Company maintains a strict line of conduct, in the conviction that integrity is an essential element of every relationship with the Public Administration.

5. External relations

All relations with customers, collaborators, consultants and, more generally, with anyone who maintains relationships—even occasional or non-continuous—with the Company must be guided by professionalism, transparency, and fairness.

Accordingly:

• the selection of subjects operating in the interest of the Company (consultants, collaborators, etc.) is conducted based on objective criteria, prioritizing competence, reliability, and consistency with the Company’s values and ethical standards;
• contractual relationships must be carried out in full compliance with the principles of professional fairness and the protection of information, ensuring a careful, responsible, and truthful use of all information, materials, and content exchanged with customers and external parties;
• compensation and contractual conditions must be defined in a clear, proportionate, and comprehensible manner, consistency with the principle of the effectiveness of performance and ensuring maximum transparency in every phase of negotiation;

• the elaboration of projects and the management of services must take into account the cultural, reputational, and environmental impact of the activities carried out, prioritizing responsible choices consistent with the Company’s values.

6. Confidentiality and Data Protection

The Company is committed to ensuring the maximum protection of personal data, ensuring that all processing takes place in full compliance with the principles of lawfulness, fairness, and transparency.

The Company provides Recipients with complete and updated information on data processing and requests consent where necessary.

Data is collected and used exclusively for legitimate, specific, and clearly defined purposes, and limited to the information strictly necessary to achieve them.

To protect the integrity and confidentiality of information, the Company adopts adequate technical and organizational measures designed to prevent unauthorized access, loss, destruction, or undue disclosure of personal data.

CHAPTER III – PRINCIPLES AND RULES OF CONDUCT

1. Protection of assets

Assets, resources, and tools, whether material or immaterial, even when temporarily assigned to Recipients, must be managed responsibly and used exclusively for professional purposes, in compliance with current legislation, internal procedures, and the ethical principles of this Code.

2. Personnel policy

The Company considers its employees a strategic element for Marimo’s success and adopts a policy aimed at fostering the development of the professional abilities and skills of each employee, so that individual potential contributes fully to the achievement of common goals.

Selection and hiring of personnel take place according to criteria of merit and competence, in full compliance with the principles of equal opportunity and equality, in accordance with current legislation, the Workers’ Statute, and the applicable national collective bargaining agreement.

Marimo also ensures transparent remuneration conditions consistent with the levels provided for by sector collective bargaining, committing, in any case, to guarantee fair and non-discriminatory economic treatment.

3. Intellectual property

Employees and collaborators who, in any capacity, develop creative materials on behalf of the Company, operate in compliance with current legislation on intellectual property and this Code; everything created by them is the exclusive property of the Company, which is the only party entitled to dispose of it.

The Company guarantees a correct and transparent reconstruction of the chain of rights, and works to ensure adequate protection for its creations (copyright and industrial property) in order to prevent potential intellectual property violations.

The name, logo, and trademark of the Company may not be used by Recipients without the consent of the Company itself or in a manner that causes damage to the Company.

It is forbidden to disclose information relating to ideas, projects, formats, work methodologies, marketing strategies, customer management, or any other news relating to know-how, management methods, or corporate processes, as well as to use them in a way that prejudices the Company, customers, or third parties.

4. Communications, information, and media relations

4.1 Corporate communications

Every internal or external communication must be clear, truthful, complete, and transparent. Recipients must:

• provide accurate and updated information;

• use appropriate and respectful language, consistent with the Company’s values and image;

• avoid the disclosure of incomplete or ambiguous content, favoring transparency and fairness in every message;

• coordinate with corporate functions before disclosing official statements or promotional materials.

4.2 Confidential and inside information

Access to confidential or inside information is regulated by contractual provisions. Recipients must not use such information for personal or third-party advantage and must respect confidentiality even after the termination of the relationship with the Company.

4.3 Media relations

Relations with the press, social media, digital platforms, as well as with any other information media must be managed exclusively by authorized personnels in compliance with and consistentcy with corporate policy and the protection of the Company’s reputation.

Recipients are prohibited from publishing content on behalf of the Company without prior authorization and are required to use personal social media in a manner consistent with and respectful of ethical principles and corporate confidentiality.

5. Protection of occupational health and safety

The Company guarantees dignified working conditions and safe and healthy environments, in compliance with current legislation on safety at work.
The prevention and safety system provides for adequate behavioral rules addressed to employees and anyone who, even temporarily, is under the direct responsibility of Marimo, aimed at preventing accidents and occupational diseases.

The Company and the Recipients actively collaborate to ensure the application and constant improvement of safety standards. All Recipients must be informed and updated on the rules and certifications regarding safety and hygiene and, in case of doubt, must contact the designated corporate functions or consult the documentation made available by the Company.

6. Environmental protection

The Company promotes awareness and respect for environmental issues, managing its activities in an eco-compatible manner and in accordance- with current national and EU legislation.

7. Artificial intelligence

The Company is committed to using Artificial Intelligence in compliance with current laws and regulations and in accordance with what is specifically provided for in the AI Code of Ethics referred to in Annex 1.

8. Fair pay and benefits policies

The Company is committed to respecting fair pay and benefits policies for all employees, without discrimination.

ANNEX 1

Code of ethics concerning the use of artificial intelligence systems

 1. Foreword

As provided for in Regulation (EU) 2024/1689 of the European Parliament and of the Council of June 13, 2024, which establishes harmonized rules on artificial intelligence, considering the significant impact that artificial intelligence can have on people, it is essential that it and its regulatory framework be developed in accordance with the values enshrined in Art. 2 of the Treaty on European Union, i.e., in respect to human dignity, freedom, democracy, equality, the rule of law, and respect for human rights, including the rights of persons belonging to minorities. In this sense, ethical issues concerning artificial intelligence systems must be relevant throughout their life cycle: from research to design, development, and use.

2. Definitions

For the purposes of this document, the following terms assume the meaning reported in relation to each of them:

AI  Equals Artificial Intelligence, i.e., the technology that allows machines to simulate human capabilities such as learning, reasoning, problem-solving, planning, and creativity, analyzing data to perform actions or make decisions autonomously, adapting to the inputs received.

AI Act – Equals Regulation (EU) 2024/1689 of the European Parliament and of the Council of June 13, 2024, which establishes harmonized rules on AI to build a uniform legal framework regarding the development, marketing, service entry, and use of AI Systems, to promote the dissemination of anthropocentric and reliable artificial intelligence that guarantees a high level of protection of health, safety, and fundamental rights enshrined in the Charter of Fundamental Rights of the European Union, as well as to promote innovation.

AI Code of Ethics – this Code of ethics defining the ethical requirements to be respected in the use of AI by the Company.

Company – Equals the subject adopting this AI Code of Ethics, as defined in the preamble of the Code.

Code – Equals the general Code of Ethics adopted by the Company, of which this AI Code of Ethics constitutes an integral and substantial part and to which it refers for everything not expressly provided for herein.

AI Systems – Equals automated systems designed to operate with varying levels of autonomy and which can present adaptability after deployment and which, for explicit or implicit objectives, infer from the input they receive how to generate output such as predictions, content, recommendations, or decisions that can influence physical or virtual environments.

3. Object and Scope of Application

This AI Code of Ethics contains the ethical principles on AI governing the action of the Company as well as all subjects operating at the Company and/or in the name and on behalf of the same.

The principles and contents of the AI Code of Ethics are addressed to all subjects indicated in Art. 2.1. of the Code.

4. Shared Values and Ethical Principles

The provisions of this AI Code of Ethics are based on shared ethical values at a supranational level, such as respect for human rights, protection of fundamental freedoms, attention to the environment, and the protection of diversity.

Without prejudice to compliance with the obligations established by the AI Act, the use of AI Systems by the Company takes place in respect of the principles of human intervention and oversight, transparency, safety, confidentiality and data governance, non-discrimination and fairness, social and environmental well-being, and responsibility.

4.1 Human Intervention and Oversight

The Company uses AI Systems as tools at the service of people, respecting human dignity and personal autonomy, and ensures they can be adequately controlled and supervised by human beings.

4.2 Transparency

In accordance with Art. 2.3 of the Code, the Company makes known to its employees and collaborators the list of artificial intelligence solutions available to the Company, recording the methods and areas of use, as well as the connected functionalities.

4.3 Safety

The Company adopts internal good practices, such as an inventory of the AI systems used, human supervision of outputs, and literacy, for the prevention of damages resulting from the use of AI Systems, in order to identify critical situations and potential risk scenarios.

4.4 Confidentiality and Data Governance

Without prejudice to Art. 6. of the Code, within the use of AI Systems, the Company guarantees compliance with the discipline on data protection as well as the national and international guidelines adopted on the matter. Specifically, the Company guarantees the understandability, knowability, and relevance of the information provided to data subjects in relation to the operation of the AI Systems used, as well as legitimate access to the data itself.

4.5 Non-discrimination and Fairness

The Company evaluates and prevents the negative impact of AI Systems on gender equality and on vulnerable people and groups of vulnerable people, through careful verification of outputs to avoid any discrimination.

4.6 Social and Environmental Well-being 

The Company prefers the use of AI Systems that can improve working conditions, protect and increase the quality of work performance and productivity of people, optimizing production processes, also with a view to reducing the impact on environmental sustainability.

4.7 Responsibility

The Company guarantees that every critical decision made via AI Systems is previously submitted to the final assessment of human beings to ensure accuracy and fairness.

5. Relations with Personnel and Training

The Company promotes literacy in artificial intelligence, particularly for those involved in the development, operation, and use of AI.

The Company’s personnel and collaborators are required to understand the correct use of the AI Systems made available by the Company and submit the outputs of generative artificial intelligence to continuous verification processes, avoiding their uncritical adoption within their work activity.